Au cours de ces dernières années, la plupart des entreprises ont intégré la mobilité dans leur quotidien, devant s’y adapter de manière plus ou moins soudaine. Ce sur quoi ils sont tous d’accord, c’est qu’ils l’ont fait sans aucune stratégie. Le succès ou l’échec dans ces cas dépend dans une large mesure de la force de la communication commerciale.

La mobilité d’entreprise met incontestablement en place une nouvelle culture de travail qui oblige les entreprises à investir une grande partie de leurs ressources dans les technologies numériques telles que la multi-conférence. De tels outils permettent d’établir un lien fort avec les clients et les fournisseurs, tout en améliorant l’efficacité et la productivité des employés.

Si vous ne connaissez pas encore ce service, nous vous expliquons dans cet article de quoi il s’agit et tout ce que vous devez savoir pour tirer le meilleur parti de cet outil.

Qu’est-ce qu’une multi-conférence ?

Si nous regardons la composition du mot, nous verrons qu’il est formé par le préfixe « multi- » qui signifie beaucoup, et « conférence », qui, bien qu’il ait plusieurs significations, sans doute la plus utilisée est celle qui fait référence à la communication entre deux ou plusieurs personnes pour discuter d’un sujet particulier.

Le dictionnaire le définit comme « la communication simultanée à distance entre plus de deux personnes par l’intermédiaire d’une ligne téléphonique« . Ainsi, ces services permettent des réunions entre plusieurs personnes qui ne se trouvent pas au même endroit, mais ont la particularité de se faire par le biais d’un téléphone, donc en définitive, il s’agit d’une conférence téléphonique. 

Il s’agit d’un numéro hébergé sur le cloud auquel les participants appellent via leur téléphone fixe ou mobile, et même depuis des tablettes et des ordinateurs (si le WebRTC est utilisé pour passer des appels) pour communiquer entre eux. Selon le type de conférence téléphonique, comme nous le verrons ensuite, une clé d’accès sera nécessaire et il peut exister un profil « administrateur ou modérateur ».

Cet outil peut être utilisé pour de multiples tâches, en fonction des besoins de chaque personne et de chaque entreprise, bien qu’en général, l’utilisation la plus répandue soit la tenue de réunions quotidiennes, tant avec les clients qu’avec les fournisseurs et les employés. Cela nous apportera un certain nombre d’avantages, car nous pourrons suivre les projets que nous menons à bien, ainsi que coordonner plus efficacement les équipes de travail.

Est-ce la même chose qu’une vidéoconférence ?

Si vous regardez les mots, vous remarquerez qu’ils ne sont pas identiques. Une vidéoconférence est également un moyen de communication entre deux ou plusieurs personnes géographiquement séparées. Cependant, le support utilisé pour la réaliser est une plateforme qui permet de partager des vidéos, de l’audio et des fichiers.

La conférence téléphonique ne permet que le partage audio. Toutefois, ce n’est pas un inconvénient, car lorsque nous nous déplaçons d’un endroit à l’autre, il est généralement plus facile de passer un appel ordinaire plutôt qu’un appel vidéo ou une vidéoconférence.

Types de multi-conférences

  • Selon si l’accès au service est protégé ou non par un mot de passe et s’il y a un « administrateur ou un modérateur », on peut distinguer trois types :
  • Multi-conférence publique : dans ce cas, les personnes qui appellent le numéro qui supporte le service n’ont pas besoin de validation préalable, elles peuvent donc accéder et participer immédiatement. Dans ces cas, il n’y a pas de modérateur. Il n’y a donc qu’un seul profil, celui de l’utilisateur, et le système ne demande aucun mot de passe pour rejoindre la réunion.
  • Multi-conférence privée de pair à pair : contrairement à la précédente, ici une clé d’accès est demandée lors de la composition du numéro qui supporte le service. Celle-ci sera définie par la première personne qui accède au service dans chaque session et la partagera avec le reste du groupe. Normalement, le mot de passe est le même pour toutes les sessions, mais il peut être modifié si nécessaire. Dans ce cas, il n’y aura pas non plus de modérateur.
  • Multi-conférence privée avec modérateur : il s’agit d’un service exactement comme le précédent, bien qu’il y ait un ou plusieurs utilisateurs ayant le rôle d’administrateur qui définissent le mot de passe et dirigent la réunion. Ainsi, dans ce cas, nous pouvons distinguer deux profils : celui du modérateur et celui de l’utilisateur.

Comment fonctionne le service de conférence téléphonique de Fonvirtual ?

  • Une fois que nous savons ce que c’est et quels types de conférences téléphoniques il y a, il est temps de découvrir comment fonctionne ce service proposé par Fonvirtual. 
  • Tout d’abord, deux clés d’accès différentes sont définies : une pour le profil du modérateur et une pour le profil de l’utilisateur. Par la suite, lors d’un appel, le système demandera le mot de passe, et en fonction de celui qui est saisi, nous avons différentes options à partir du clavier du téléphone :
  • Le mot de passe du modérateur (tant qu’il s’agit d’une conférence téléphonique avec modérateur) nous permet :
    • d’ accéder au menu de contrôle.
    • de connaître le nombre de participants à un moment donné grâce au panneau de contrôle.
    • d’activer ou désactiver le microphone de tous les participants, sauf le vôtre ou celui des autres administrateurs.
  • En plus de pouvoir contrôler les participants, d’autres actions complémentaires peuvent être réalisées, telles que : changer la langue de la réunion, lancer l’enregistrement de la conférence téléphonique, ouvrir et fermer la salle (en envoyant les utilisateurs entrants dans une salle d’attente où ils n’entendent pas la suite), raccrocher pour renvoyer un ou tous les participants….
  • La clé d’utilisateur nous permet  :
    • d’activer ou désactiver le microphone lui-même si le modérateur ne l’a pas bloqué dans le cas d’une conférence téléphonique modérée.
    • de demander une intervention si le modérateur a coupé le micro.

Les avantages de souscrire le service de multi-conférence de Fonvirtual

Bien que ce service ne soit pas inclus dans le contrat d’un standard téléphonique avec nous, il est offert en supplément. La raison en est simple, et c’est que lorsque la communication se fait par téléphone, il est nécessaire de disposer d’un numéro de téléphone distinct où la réunion sera tenue et où les différents profils seront créés. Cependant, il est possible d’inclure ce numéro dans votre PBX IP. En outre, disposer de ce type d’outil peut vous apporter de nombreux avantages. Nous en citons quelques-uns ci-après :

Il ne nécessite pas d’installations ou de dispositifs supplémentaires. Comme nous l’avons dit au début, la conférence téléphonique est accessible depuis des mobiles, des fixes ou même des ordinateurs et des tablettes (dans le cas du WebRTC), il n’est pas nécessaire de faire d’installation, ce qui signifie également une réduction des coûts.

  • La flexibilité. Les utilisateurs peuvent y accéder depuis n’importe où, où qu’ils se trouvent, et depuis n’importe quel appareil, car il est compatible avec les numéros de téléphone fixes, mobiles, virtuels ou internationaux.
  • Personnalisation. Comme nous l’avons déjà mentionné, il est nécessaire de disposer d’un numéro distinct de celui que nous utilisons normalement, ce qui nous permet de réserver un numéro exclusif pour nos activités quotidiennes et de personnaliser les deux services avec des messages de bienvenue et autres.
  • Facilité d’utilisation. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un numéro de téléphone d’où vous appelez et vers lequel vous appelez, et dans certains cas, selon le type de conférence téléphonique, d’un code d’accès. Cela en fait un outil simple à utiliser.
  • Sécurité. Il s’agit d’un service crypté et il est possible d’établir un code d’accès que seuls les administrateurs et les participants connaissent pour plus de sécurité.
  • C’est un service disponible à tout moment.

Si vous avez encore des doutes sur le fonctionnement de ce service et sur la façon dont vous pouvez l’utiliser, n’hésitez pas à nous contacter. Fonvirtual se fera un plaisir de vous aider dans cette démarche.