Questions fréquentes

Les questions les plus féquentes sur Fonvirtual

Sur les configurations?

Comment puis-je dévier mes appels?

L’appel entrant peut être répondu comme vous voulez:

Transfert sur un seul numéro de destination, fixe ou mobile.

Transfert sur plusieurs numéros en cascade ou de façon séquentielle (numéro fixe ou mobile): l’appel est envoyé vers le premier destinataire, si celui-ci est occupé ou ne répond pas, l’appel passe vers le deuxième, si ce dernier est occupé ou ne répond pas, l’appel passe vers le troisième, etc…

Transfert vers plusieurs numéros de façon simultanée (Ring to all). Ce système dirige les appels entrants à un groupe de postes de façon à ce que tous les téléphones sonnent simultanément. Il n’y a pas d’appel en attente. Si tous les postes sont occupés, le numéro sonnera occupé. Si vous ne voulez pas ce que le numéro sonne occupé, l’appel peut être renvoyé vers une messagerie vocale.

Transfert vers une file d’attente. L’appel est envoyé vers une file d’attente, de façon à ce que, si tous les agents sont occupés, l’appelant écoutera une musique d’attente jusqu’à ce que quelqu’un réponde à l’appel.

Puis-je faire des transferts d’appels entre mes services et même entre mes délégations?

Oui, le standard virtuel de fonvirtual.com vous permet de transférer l’appel qui est répondu vers n’importe quel poste ou ligne, associés au service de standard. De plus, en transférant l’appel, le système libère la ligne de la personne qui a répondu en premier.

Puis-je recevoir ma messagerie vocale sur plusieurs emails?

Dans le cas où vous êtes occupé ou que l’appel sois reçu en dehors de l’horaire commercial défini, vous pourrez configurer une boîte vocale et vous recevrez le message sur un ou plusieurs emails.

Les messages se reçoivent en format MP3 et retranscrits

(Le service de retranscription se trouve en phase d’essai)

J’ai plusieurs délégations, puis-je faire une distribution des appels entrants selon le numéro d’origine de l’appel ?

Oui, nous appelons ceci le filtre par origine et il vous permet d’établir un traitement différent en fonction du préfixe de l’appelant. Cette option est très utile pour les sociétés qui ont plusieurs délégations. Ainsi, nous pourrons par exemple transférer les appels qui commencent par 04 à la délégation de Lyon, ceux qui commencent par 03 à la délégation de Lille, et le reste des appels passeront à la délégation centrale de Paris. Vous pourrez définir la distribution que vous souhaitez selon le préfixe du numéro appelant.

Mon numéro de fonvirtual.com peut-il se comporter différemment selon l’horaire?

Oui, vous pouvez organiser votre journée et ainsi définir votre horaire de travail et de repos. Vous pourrez établir un traitement différents pour répondre aux appels qui arrivent sur votre numéro virtuel en fonction du jour et de l’heure.

Il n’existe aucune limitation dans la création d’horaires.
Exemple:
De 9h-12h et de 14h-19h de lundi à vendredi (Horaire commercial) vous voulez recevoir les appels au bureau.

Le reste du temps, la personne qui vous appellera écoutera un message d’accueil l’informant de votre horaire et aura la possibilité de vous laisser un message vocal. Par exemple : « Vous êtes en contact avec la société XXX, notre horaire commercial est de lundi à vendredi de 9h-12h et de 14h-19h ; si vous souhaitez nous laisser un message nous vous rappellerons le plus rapidement possible. Merci »

Puis-je faire des transferts multiples sur plusieurs numéros au cas où le premier sonne occupé ou ne réponde pas?

Oui, c’est la distribution séquentielle des appels. Elle consiste à ce que l’appel soit transféré  sur le premier numéro, si celui-ci est occupé o ne répond pas, il est transféré sur le deuxième numéro, si ce dernier est occupé ou ne répond pas il est transféré sur le troisième numéro et ainsi de suite.

Puis-je faire un “Ring to all”?

Oui, ou ce qui est la même chose, transférer les appels entrants à un groupe de numéros de façon à ce que tous les numéros sonnent simultanément. Il n’y a pas d’appel en attente. Si tous les numéros sont occupés l’appelant devra rappeler plus tard ou laisser un message sur la boîte vocale.

Mon client pourra-t-il contacter directement la personne avec qui il souhaite parler s’il connaît son poste ?

Oui, ceci s’appelle standard DTMF (Dual-Tone Multi-Frequency). Le standard DTMF vous permet d’introduire plusieurs chiffres pour la configuration du destinataire.

L’usage le plus habituel de cette fonctionnalité est celle de l’assignation de postes des configurations, de façon à ce que, en marquant le poste 208 par exemple, l’appel soit transféré au numéro fixe correspondant à ce poste.

Exemple: “Si vous connaissez le numéro du poste de la personne que vous souhaitez joindre, tapez –le et votre appel sera transféré, sinon patientez s’il vous plaît et un agent vous répondra ».

 

Et si quelqu’un n’arrête pas de m’appeler, pourrai-je faire quelque chose?

Oui, vous pourrez définir une liste de numéros (Listes Noires) pour lesquels vous souhaitez donner un traitement différent des autres, par exemple, les renvoyer sur la messagerie vocale ou que le numéro sonne toujours occupé.

Pourrais-je avoir une configuration VIP pour mes clients VIP?

Oui, vous pourrez définir une liste de numéros pour lesquels vous souhaitez donner un traitement privilégié et différent des autres. On dénomme cette liste “Listes blanches ou VIP”.

Qu’est-ce qu’un STANDARD DTMF?

Le standard DTMF (Dual-Tone Multi-Frequency) est comme une extension des fonctionnalités du menu DTMF. Alors que le menu ne reconnaît qu’un seul digit, le standard permet de taper plusieurs digits.
Si le menu DTMF permet le choix entre 10 options, le standard DTMF offre le choix d’un plus grand nombre d’options.

L’utilisation la plus fréquente de cette fonctionnalité est l’assignation d’extensions à des numéros géographiques concrets pour que, si l’appelant tape par exemple l’extension 208  l’appel passe directement au destinataire.

Exemple: «si vous connaissez l’extension de la personne avec qui vous voulez parler tapez-la et votre appel sera transféré, sinon patientez s’il vous plaît»