Questions fréquentes: configuration

Les questions les plus féquentes sur Fonvirtual

À propos des configurations…

Comment puis-je dévier mes appels ?

Les appels entrants peuvent être gestionné comme vous le voulez :

– Transfert sur un seul numéro de destination, fixe ou mobile.

– Transfert sur plusieurs numéros en cascade ou de façon séquentielle (numéro fixe ou mobile) : l’appel est envoyé vers le premier destinataire, si celui-ci est occupé ou ne répond pas, l’appel passe vers le deuxième, si ce dernier est occupé ou ne répond pas, l’appel passe vers le troisième, etc…

– Transfert vers plusieurs numéros de façon simultanée (Ring to all). Ce système dirige les appels entrants à un groupe de postes de façon à ce que tous les téléphones sonnent simultanément. Il n’y a pas d’appel en attente. Si tous les postes sont occupés, le numéro sonnera occupé. Si vous ne voulez pas ce que le numéro sonne occupé, l’appel peut être renvoyé vers une messagerie vocale.

– Transfert vers une file d’attente. L’appel est envoyé vers une file d’attente, de façon à ce que, si tous les agents sont occupés, l’appelant écoutera une musique d’attente jusqu’à ce que quelqu’un réponde à l’appel.

Puis-je faire des transferts d’appels entre mes services et entre mes délégations ?

Oui, le standard virtuel de fonvirtual.com vous permet de transférer l’appel qui est répondu vers n’importe quel poste ou ligne, associés au service de standard. De plus, en transférant l’appel, le système libère la ligne de la personne qui a répondu en premier.

Puis-je recevoir ma messagerie vocale sur plusieurs emails ?

Dans les cas où vous êtes occupé ou en dehors de l’horaire que vous avez défini, vous pouvez configurer une boîte vocale pour recevoir les messages en format MP3 sur un ou plusieurs courriels.

J’ai plusieurs délégations, puis-je faire une distribution des appels entrants selon le numéro d’origine de l’appel ?

Oui, nous appelons ceci le filtre par origine et il vous permet d’établir un traitement différent en fonction du préfixe de l’appelant. Cette option est très utile pour les sociétés qui ont plusieurs délégations. Ainsi, nous pourrons par exemple transférer les appels qui commencent par 04 à la délégation de Lyon, ceux qui commencent par 03 à la délégation de Lille, et le reste des appels passeront à la délégation centrale. Vous pourrez définir la distribution que vous souhaitez selon le préfixe du numéro appelant.

Il sera également très utile pour les entreprises qui reçoivent des appels en plusieurs langues, car en appliquant le filtre source en amont, nous pourrons par exemple transférer les appels internationaux provenant d’un +34 vers un utilisateur qui parle espagnol.

Mon numéro de fonvirtual.com peut-il être configuré différemment selon l’horaire ?

Oui, vous pouvez organiser votre journée et ainsi définir vos horaires de travail et de repos. Vous pourrez établir un traitement différent pour répondre aux appels qui arrivent sur votre numéro virtuel en fonction du jour et de l’heure.

 Ceci est très intéressant dans le cas où vous recevez des appels sur votre téléphone portable, car nous ne vous transmettrons les appels de vos clients que pendant l’horaire que vous aurez défini au préalable. Vous éviterez ainsi les appels de vos clients à des heures intempestives.

Il n’existe aucune limitation dans la création d’horaires.

Exemple :
De 9h à 12h et de 14h à 19h de lundi à vendredi (horaire commercial) vous voulez recevoir les appels au bureau.

Le reste du temps, la personne qui vous appellera écoutera un message d’accueil l’informant de vos horaires et aura la possibilité de vous laisser un message vocal. Par exemple : « Vous êtes en contact avec la société XXX, notre horaire commercial est de lundi à vendredi de 9h à 12h et de 14h à 19h ; si vous souhaitez nous laisser un message nous vous rappellerons le plus rapidement possible. Merci »

Puis-je faire des transferts multiples sur plusieurs numéros au cas où le premier sonne occupé ou ne répond pas ?

Oui, c’est la distribution séquentielle des appels. Elle consiste à ce que l’appel soit transféré  sur le premier numéro mais, si celui-ci est occupé ou ne répond pas, il est transféré sur le deuxième numéro, et ainsi de suite.

Puis-je faire un “Ring to all” ?

Oui, vous pouver transférer les appels entrants à un groupe de numéros de façon à ce que tous les numéros sonnent simultanément. Il n’y a pas d’appel en attente. Si tous les numéros sont occupés l’appelant devra rappeler plus tard ou laisser un message sur la boîte vocale.

Mon client pourra-t-il contacter directement la personne avec qui il souhaite parler s’il connaît son poste ?

Oui, ceci s’appelle standard DTMF (Dual-Tone Multi-Frequency). Le standard DTMF vous permet d’introduire plusieurs chiffres pour la configuration du destinataire.

L’usage le plus habituel de cette fonctionnalité est celle de l’assignation de postes des configurations, de façon à ce que, en marquant le poste 208 par exemple, l’appel soit transféré au numéro fixe correspondant à ce poste.

Exemple : « Si vous connaissez le numéro du poste de la personne que vous souhaitez joindre, tapez le … et votre appel sera transféré, sinon patientez s’il vous plaît et un agent vous répondra ».

En outre, il est possible d’attribuer des numéros géographiques à chaque extension afin que le client puisse contacter directement la personne du département avec lequel il veut parler.

Si je ne veux pas recevoir un appel de quelqu'un, pourrai-je faire quelque chose ?

Oui, vous pourrez définir une liste de numéros (Listes Noires) pour lesquels vous souhaitez donner un traitement différent des autres, par exemple, les renvoyer sur la messagerie vocale ou que le numéro sonne toujours occupé.

Pourrais-je avoir une configuration VIP pour mes clients VIP ?

Oui, vous pourrez définir une liste de numéros pour lesquels vous souhaitez donner un traitement privilégié et différent des autres. On appelle cette liste “Listes blanches ou VIP”.

Quelle est la différence entre le menu DTMF et le standard DTMF ?

Le menu DTMF permet à l’appelant de choisir parmi l’une des options, permettant ainsi à l’appel d’être pris en charge par la personne la plus appropriée dans les plus brefs délais. Ces options sont limitées à 10, mais il est déconseillé, en raison du fonctionnement même du système, de mettre en place plus de 5 options différentes. Exemple : si vous souhaitez parler au département commercial composez 1, avec administration composez 2, pour d’autres questions s’il vous plaît patientez.

Le standard DTMF permet également au client, dans le cas d’un grand nombre d’extensions, de contacter directement la personne souhaitée en appuyant sur l’extension (« si vous connaissez l’extension, cliquez-la »). Dans ce cas, il n’y a aucune limite d’extensions possibles. Cette formule est très utile pour les travailleurs qui ne sont appelés que par des clients spéciaux.

C’est légal d’enregistrer les appels ?

En ce qui concerne l’enregistrement des appels, des doutes sont souvent émis quant aux limites légales de son utilisation. Pour ces questions, nous vous donnons toujours des conseils spécifiques et orientés vers l’usage que vous souhaitez donner à ces appels.

Chez Fonvirtual, nous offrons l’outil ; l’utilisation ultérieure est sous la responsabilité du client, en aucun cas de celle de Fonvirtual. En effet, l’enregistrement d’appels est généralement utile aux clients pour deux raisons : être utilisé comme preuve et comme outil de gestion et d’information.

L’utilisation des enregistrements comme preuves est la plus courante et est celle qui peut générer le plus de limitations au client. Cependant, les enregistrements des appels peuvent également constituer une source d’information importante pour le client, qui peut réécouter les appels qu’il a reçus, afin de récupérer des détails qui ont été négligés ou même des aspects spécifiques de la conversation ( De combien était la commande que vous avez faite ? Il s’agissait de 25 mètres ou 27 mètres ?). En outre, il sera très intéressant comme outil pour évaluer la qualité des soins fournis par nos employés.

L’enregistrement d’appels sur PBX est donc un outil complémentaire très utile pour presque tous les profils d’entreprise.

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